Elija precio cerrado cuando el trabajo pueda especificarse y aceptarse con criterios claros antes de empezar; elija tiempo y materiales cuando los requisitos vayan a cambiar a medida que aprende. Los problemas empiezan cuando el modelo no se corresponde con el nivel de incertidumbre, y las fórmulas híbridas, como el precio cerrado por fases o el tiempo y materiales con tope, suelen encajar mejor que cualquiera de los dos modelos puros.
La verdadera pregunta es quién asume la incertidumbre
Toda estimación de software contiene incertidumbre: requisitos que todavía no se entienden, sistemas que no se comportan como dice su documentación, decisiones que nadie ha tomado. El modelo de contrato decide quién paga cuando esa incertidumbre se convierte en trabajo adicional.
Con un precio cerrado, la asume el proveedor y la incluye en el precio. Con tiempo y materiales, la asume usted y paga el tiempo realmente dedicado. Ninguno de los dos modelos elimina la incertidumbre, así que las preguntas útiles son cuánta hay y quién está en mejor posición para gestionarla.
El precio cerrado encaja con un trabajo que se puede especificar y aceptar
Un precio cerrado funciona cuando el alcance se puede escribir con precisión y el resultado se puede comprobar con criterios de aceptación: una integración bien conocida, la migración de un conjunto definido de aplicaciones o funcionalidades ya diseñadas y validadas con los usuarios. Su presupuesto es predecible y el proveedor tiene motivos para entregar de forma eficiente.
El precio incluye un margen de riesgo, y un proveedor cuidadoso lo dimensiona según lo que se desconoce. Todo lo que queda fuera del alcance escrito se convierte en una solicitud de cambio con su propio precio y su propio plazo. Cuando el alcance era impreciso, esas solicitudes se convierten en negociaciones que tensan la relación de trabajo.
Tenga en cuenta también un riesgo menos visible. Un proveedor cuyo precio cerrado resulta demasiado bajo tiene todos los incentivos para recortar en pruebas, documentación y calidad del código, que son justo las partes que usted solo nota más tarde.
Tiempo y materiales encaja con un trabajo que cambiará a medida que aprende
Con tiempo y materiales, usted paga el tiempo que dedica el equipo, normalmente con tarifas acordadas por perfil. Es adecuado para la fase de descubrimiento, para productos nuevos cuyos requisitos dependen de lo que digan los usuarios, para el desarrollo continuo y para trabajar dentro de sistemas que nadie ha documentado por completo. Puede cambiar las prioridades cada semana sin renegociar el contrato.
El riesgo recae en usted: el coste total queda abierto, y un equipo mal dirigido puede dedicar mucho tiempo a lo que no toca. Tiempo y materiales solo funciona si usted puede ver y orientar el trabajo, lo que supone contar con lo siguiente.
- Un backlog priorizado que le pertenece, con el trabajo más valioso primero
- Una demostración de software que funciona con un ritmo fijo, por ejemplo cada una o dos semanas
- Informes que muestran en qué se han ido las horas, por funcionalidad o por hito
- Una previsión presupuestaria actualizada con regularidad y comparada con lo entregado
- El derecho a cambiar el tamaño del equipo o a parar con poco preaviso
Las fórmulas híbridas suelen encajar mejor que los modelos puros
Muchos proyectos no son ni del todo conocidos ni del todo abiertos, y las fórmulas híbridas habituales lo reflejan. Cada una devuelve parte del riesgo a quien mejor puede gestionarlo.
- Precio cerrado por fases: una breve fase de descubrimiento a precio cerrado y, después, un precio cerrado para la construcción basado en lo que ha revelado esa fase. Solo compromete el importe mayor cuando las incógnitas se han reducido.
- Tiempo y materiales con tope: paga el tiempo dedicado hasta un límite acordado. El proveedor le avisa antes de alcanzarlo y el alcance se ajusta para que el trabajo más importante quede por debajo del tope.
- Precio cerrado por hito: cada hito tiene su propio alcance, su precio y sus criterios de aceptación, y ambas partes pueden reevaluar antes de empezar el siguiente.
- Precio objetivo: una estimación acordada, con reparto del ahorro si se queda por debajo y reparto del sobrecoste si se supera, de modo que ambas partes ganan con una entrega eficiente.
Adapte el modelo a la fase en la que se encuentra
Un mismo proyecto puede pasar de un modelo a otro. La fase de descubrimiento y los primeros prototipos encajan con tiempo y materiales o con un precio cerrado pequeño, porque su propósito es reducir la incertidumbre. Una fase de construcción con diseños claros y criterios de aceptación puede ir a precio cerrado. El soporte y las mejoras tras el lanzamiento suelen volver a tiempo y materiales o a un acuerdo mensual.
Estas preguntas le ayudan a decidir para la fase que tiene por delante. Si puede responder que sí a las dos primeras y a la última, un precio cerrado es realista. Si lo que digan los usuarios va a redefinir el trabajo y usted puede orientarlo cada semana, le servirá mejor tiempo y materiales o una fórmula híbrida.
- ¿Podría escribir hoy los criterios de aceptación de cada entregable?
- ¿Conoce todos los sistemas y fuentes de datos que toca el trabajo?
- ¿Cambiará la opinión de los usuarios lo que va a construir en los próximos meses?
- ¿Tiene a alguien con tiempo para priorizar y revisar el trabajo cada semana?
- ¿Le importa más un presupuesto fijo que la flexibilidad en el alcance?
Cláusulas que le protegen con cualquiera de los dos modelos
Sea cual sea el modelo de precio, unas pocas cláusulas le protegen más que el propio precio. Compruebe que el contrato recoge cada una de ellas en términos claros.
- Criterios de aceptación para cada hito, con un plazo fijado para aceptarlo o rechazarlo
- Un procedimiento de cambios por escrito: cómo se solicitan, estiman y aprueban los cambios, y quién lo hace
- Su propiedad del código y de la propiedad intelectual, y acceso a los repositorios desde el primer día
- Personas clave identificadas por su nombre, y qué ocurre si una de ellas se va
- Condiciones de rescisión que le permitan parar, conservar el trabajo hecho hasta ese momento y recibir un traspaso en condiciones
- Condiciones de garantía para los defectos detectados después de la aceptación
La forma en que un socio propone el modelo dice mucho
Un socio que ofrece un precio cerrado antes de hacer preguntas detalladas o bien ha incluido un gran margen de riesgo, o bien no ha entendido el trabajo. Uno que pide tiempo y materiales sin límite, sin demostraciones periódicas ni informes, le está pidiendo que asuma el riesgo sin darle los medios para gestionarlo.
Una buena respuesta explica qué partes del trabajo son inciertas y propone una estructura para abordarlas, a menudo una primera fase que reduce las incógnitas antes de un compromiso más firme. Si está sopesando los modelos para un proyecto concreto, puede describirlo en nuestro formulario «Empezar un proyecto», y nuestros ingenieros le responderán con un siguiente paso honesto.
Puntos clave
- El modelo de contrato decide quién paga cuando la incertidumbre se convierte en trabajo adicional.
- El precio cerrado encaja con un trabajo con alcance escrito y criterios de aceptación; tiempo y materiales, con un trabajo que cambia a medida que aprende.
- Tiempo y materiales exige visibilidad: un backlog que le pertenezca, demostraciones periódicas e informes sobre en qué se ha ido el tiempo.
- El precio cerrado por fases y el tiempo y materiales con tope suelen encajar mejor que los modelos puros.
- Los criterios de aceptación, un procedimiento de cambios, la propiedad del código y las condiciones de salida le protegen con cualquier modelo.
Preguntas frecuentes
¿Es más barato un precio cerrado que tiempo y materiales?
No necesariamente. Un precio cerrado incluye un margen por el riesgo del proveedor, y las solicitudes de cambio se suman a él. Tiempo y materiales puede costar menos si el trabajo está bien dirigido y más si está mal dirigido. Compare el coste total previsto, cambios incluidos, en lugar de la cifra de partida.
¿Qué es un contrato de tiempo y materiales con tope?
Paga el tiempo dedicado, hasta un máximo acordado. El proveedor debe avisarle antes de alcanzar el tope, y ambas partes ajustan el alcance para que el trabajo más importante se entregue dentro de él. Obtiene un límite conocido sin renunciar a la flexibilidad.
¿Se puede pasar más adelante de tiempo y materiales a precio cerrado?
Sí, y a menudo es sensato. Cuando la fase de descubrimiento o los primeros desarrollos han reducido las incógnitas, el trabajo restante se puede especificar y presupuestar. Acuerde de antemano en qué información se basará la propuesta a precio cerrado.