Fixed price czy time and materials: jaki model umowy

Prawdziwe pytanie brzmi: kto ponosi niepewność

Każda wycena oprogramowania zawiera niepewność: wymagania, których jeszcze nikt nie zrozumiał, systemy działające inaczej, niż mówi dokumentacja, decyzje, których nikt nie podjął. Model umowy rozstrzyga, kto płaci, gdy ta niepewność zamienia się w dodatkową pracę.

Przy stałej cenie niepewność ponosi dostawca i wlicza ją w cenę. Przy time and materials ponosi ją klient i płaci za faktycznie przepracowany czas. Żaden model nie usuwa niepewności, więc warto zapytać, ile jej jest i kto najlepiej potrafi nią zarządzać.

Stała cena pasuje do pracy, którą da się opisać i odebrać

Stała cena działa, gdy zakres można precyzyjnie spisać, a wynik sprawdzić według kryteriów odbioru: dobrze rozpoznana integracja, migracja znanego zestawu aplikacji albo funkcje już zaprojektowane i zweryfikowane z użytkownikami. Budżet jest przewidywalny, a dostawca ma powód, by pracować sprawnie.

Cena zawiera marżę na ryzyko, a staranny dostawca dopasowuje ją do tego, ile jest niewiadomych. Wszystko poza spisanym zakresem staje się zgłoszeniem zmiany z własną ceną i terminem. Gdy zakres był nieprecyzyjny, takie zgłoszenia zmieniają się w negocjacje, które nadwyrężają współpracę.

Warto uważać też na mniej widoczne ryzyko. Dostawca, którego stała cena okazała się za niska, ma wszelkie powody, by oszczędzać na testach, dokumentacji i jakości kodu, czyli na tym, co wychodzi na jaw dopiero później.

Time and materials pasuje do pracy, która zmienia się w trakcie

W modelu time and materials płaci się za czas pracy zespołu, zwykle według uzgodnionych stawek dla poszczególnych ról. Sprawdza się w fazie rozpoznania, przy nowych produktach, których wymagania zależą od opinii użytkowników, przy ciągłym rozwoju oraz przy pracy w systemach, których nikt w pełni nie zmapował. Priorytety można zmieniać co tydzień bez renegocjowania umowy.

Ryzyko leży po stronie klienta: całkowity koszt jest otwarty, a źle prowadzony zespół może poświęcić dużo czasu na niewłaściwe rzeczy. Time and materials działa tylko wtedy, gdy pracę widać i można nią sterować, a to wymaga następujących elementów.

• Uszeregowany backlog należący do klienta, z najcenniejszą pracą na początku
• Demo działającego oprogramowania w stałym rytmie, na przykład co jeden lub dwa tygodnie
• Raporty pokazujące, na co poszły godziny, w podziale na funkcje lub kamienie milowe
• Prognoza budżetu regularnie aktualizowana i porównywana z tym, co zostało dostarczone
• Prawo do zmiany wielkości zespołu lub zakończenia współpracy w krótkim terminie

Modele mieszane często pasują lepiej niż czyste

Wiele projektów nie jest ani w pełni znanych, ani całkowicie otwartych, i popularne modele mieszane to odzwierciedlają. Każdy z nich przenosi część ryzyka na tę stronę, która najlepiej potrafi nim zarządzać.

• Stała cena etapami: krótka faza rozpoznania za stałą cenę, a potem stała cena za budowę oparta na jej ustaleniach. Na większą kwotę zobowiązują się Państwo dopiero wtedy, gdy niewiadomych jest mniej.
• Time and materials z limitem: płaci się za przepracowany czas do uzgodnionego pułapu. Dostawca uprzedza przed jego osiągnięciem, a zakres dostosowuje się tak, by najważniejsza praca zmieściła się w limicie.
• Stała cena za kamień milowy: każdy kamień milowy ma własny zakres, cenę i kryteria odbioru, a obie strony mogą ocenić sytuację na nowo przed rozpoczęciem kolejnego.
• Cena docelowa: uzgodniona wycena, przy której oszczędności poniżej niej i przekroczenia powyżej niej dzieli się między strony, więc obie zyskują na sprawnej realizacji.

Model dopasowany do bieżącej fazy projektu

Jeden projekt może przechodzić między modelami. Faza rozpoznania i wczesne prototypy pasują do time and materials lub niewielkiej stałej ceny, bo ich celem jest zmniejszenie niepewności. Faza budowy z jasnymi projektami i kryteriami odbioru może mieć stałą cenę. Wsparcie i ulepszenia po uruchomieniu często wracają do time and materials lub rozliczenia miesięcznego.

Poniższe pytania pomagają zdecydować w bieżącej fazie. Jeśli na dwa pierwsze i ostatnie odpowiedź brzmi „tak”, stała cena jest realistyczna. Jeśli opinie użytkowników zmienią kształt pracy, a Państwo mogą nią sterować co tydzień, lepiej sprawdzi się time and materials lub model mieszany.

• Czy już dziś da się spisać kryteria odbioru dla każdego rezultatu?
• Czy znane są wszystkie systemy i źródła danych, których dotyczy praca?
• Czy opinie użytkowników zmienią to, co będzie budowane w najbliższych miesiącach?
• Czy jest osoba, która ma czas co tydzień ustalać priorytety i sprawdzać pracę?
• Czy stały budżet jest ważniejszy niż elastyczność zakresu?

Zapisy umowy, które chronią w każdym modelu

Niezależnie od modelu rozliczeń kilka klauzul chroni lepiej niż sam sposób wyceny. Warto sprawdzić, czy umowa obejmuje każdą z nich w jasnych słowach.

• Kryteria odbioru dla każdego kamienia milowego, z określonym terminem na jego przyjęcie lub odrzucenie
• Spisany proces zmian: jak zmiany są zgłaszane, wyceniane i zatwierdzane, i przez kogo
• Państwa prawa do kodu i własności intelektualnej oraz dostęp do repozytoriów od pierwszego dnia
• Wskazane z nazwiska kluczowe osoby i to, co się dzieje, gdy któraś z nich odejdzie
• Warunki rozwiązania umowy, które pozwalają zakończyć współpracę, zachować wykonaną pracę i otrzymać porządne przekazanie
• Warunki gwarancji na wady wykryte po odbiorze

Sposób, w jaki partner proponuje model, wiele mówi

Partner, który proponuje stałą cenę, zanim zada szczegółowe pytania, albo wliczył dużą marżę na ryzyko, albo nie zrozumiał pracy. Ten, który prosi o otwarte time and materials bez regularnych demo i raportów, prosi Państwa o poniesienie ryzyka bez narzędzi do zarządzania nim.

Dobra odpowiedź wyjaśnia, które części pracy są niepewne, i proponuje strukturę, która sobie z nimi radzi, często pierwszą fazę, która zmniejsza niewiadome przed mocniejszym zobowiązaniem. Jeśli rozważają Państwo modele dla konkretnego projektu, można go opisać w naszym formularzu „Rozpocznij projekt”, a nasi inżynierowie odpowiedzą, proponując uczciwy kolejny krok.

FAQ